Grundejerforeningen Hovertoften


Referatter fra bestyrelsesmøder 2015-2016.

 

Referat af bestyrelsesmøde den 07.01.2016
Samlet status for 2015 – samt overblik over mål for 2016

1. Veje og stier i området

Kommunen har bekræftede at de vil forbedre vores stier i området.

Dette vil for bestyrelsen være et primært mål for 2016, at få dette ført ud i livet.

Formanden vil forsat være i dialog med kommunen omkring vores veje, men bestyrelsen har besluttede at vente med yderligere kontakt til vinteren og frosten er lettede, så både vi og kommunen kan få et samlet overblik over hvor slemt det står til.

I 2016 vil kontakten med kommunen blandt andet også komme til at indeholde følgende:

  • Forespørgsel på at få lavet udkørslen fra Hovertoften til Jellingevej bredere evt. Med en svingbane til højre, så der ikke dannes kø for at komme ud på Jellingevej (især om morgen).
  • Forespørgsel på opsætning af en cykel bom for ende af den sti som kommer oppe fra Børnegaarden og ud på Hovertoften

(Lignende den som er på vej ned i skoven overfor Urhøj bageren).

2. Grønne arealer

Nygaard  har udsat beplantningen til foråret pga. Den voldsomme regn i efteråret.

Bestyrelsen glæder sig til at se dele af det samlede resultat til foråret 2016.

Når budgettet forligger senere her i januar, mødes bestyrelsen igen og der skal tages stilling til hvordan vi fordeler udgifterne – formentlig et engangsbeløb, men har også overvejet en kontingent øgning.

Dette vil blive præsenteret på generalforsamlingen 2016.

3. Legepladsen

Nu har bestyrelsen gennemgået og undersøgte hvilke muligheder der for at få godkendt legepladsen, som situationen er nu.

At få den godkendt vil blive en omkostningsfyldt proces, idet der vil være behov for en ny vurdering og rapport fra en legepladsinspektør dels pga. Den som blev lavet i forbindelse med legepladsens opførelses ikke eksistere samt at denne formentlig også vil være forædlet på nuværende tidspunkt.

Derfor har bestyrelsen besluttede at lade sagen om godkendelse af legepladsen ligge her. Hvis nogen skulle have indsigelser mod denne beslutning skal de være meget velkommende til at kontakte bestyrelsen.

4. Bidrag til Notebene

Bestyrelsen har besluttede, at stoppe med at give et bidrag til Notebene – så sidste bedrag til Notebene bliver år 2015 med 750 kr.

Begrundelsen for at stoppe med bidraget ligger i at vi som grundejerforening ikke anvender Notebene til blandt andet at fordele informationer.

5. Generalforsamling 2016

Onsdag den 9. Marts 2016 kl. 19.00.

Yderligere informationer samt årets buget bliver delt rundt i postkasserne.

 

Referent – Sarah Skov Lehmann

07.01.2016

 

--- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- 

Referat af bestyrelsesmøde
Mandag den 21.09.2015

1. Status fra Kommunen i forhold til veje og stier

Ny asfalt

Notat fra referat den 13.04.2015

Under Trefor’ arbejde i området har de bevist anvendt en dårlig kvalitet af asfalt, idet Trefor har aftalt med kommunen at der i 2015 skal anlægges ny asfalt i hele området.’

Kommunen har nu opfyldt deres del af denne aftale med Trefor – og der er lagt nyt asfalt på de afgrænset områder som Trefor har haft gravet op.

Ny asfalt på stierne i området samt massive huller vejen

Formanden er forsat i dialog med kommunen omkring dette, men kan informere om at der har været en fra kommunen oppe og vurdere området.

Afventer videre tilbagemelding.

2. Grønne arealer

Der er siden sidste bestyrelsesmøde blevet indhentet 2 tilbud på renovering og vedligeholdelse af grundejerforeningens grønne arealer.

Bestyrelsen har valgt at takke ja til det tilbud fra OK Nygaard.

Her vil de grønne arealer bliver renoveret over 2 etaper. Hvor det forventes at den 1. Etape er udført i efteråret 2015, mens 2. Etape forventes udført i 2016/2017.

Oversigt over de 2 etapers indhold er vedhæftet – vær dog opmærksom på at etape 1 i dokumentet er den etape, som vil blive udført som etape 2 og omvent.

3. Udstykning / nyt område ved Hovertoften og Høgsholtvej

Bestyrelsen har besluttede ikke at gå ind i en fælles underskriftindsamling fra grundejerforeningen – idet der i bestyrelsen ikke er enighed omkring fordele og ulemper ved udstyringen.

Derudover har Martin Grum-Nymann rettede henvendelse til formanden med en forespørgsels om grundejerforeningen kunne være interesseret i at  gå sammen om at skrive til kommunen.

Henvendelsen til kommunen skulle dække over ønsket om et lidt stører grønt/skov område langs Høgsholtvej.

Der besluttes på bestyrelsesmødet, at idet vi allerede har kontakt til kommunen omkring vores stisystem og andet asfalt arbejde i området, vil der i gennem denne dialog med kommunen godt kunne spørges ind til om de er opmærksomme på at bevare/vedligeholde/udvide grønne arealer i forbindelse med deres nye udstykning.

Derudover vil der i denne dialog også kunne spørges ind til kommunens overvejelser omkring trafikken i området.

4. Legepladsen

Tidligere referater samt kontakt til tidligere medlemmer af bestyrelsen har fået bekræftet at legepladsen på det grønne område ikke er blevet godkendt.

Bestyrelsen overveje flere muligheder:

  • Opsætning af skilt med information om at man færdes på legepladsen på egen ansvar – og hvordan står grundejerforeningen ren juridisk når sådan et skilt står på legepladsen?
  • Undersøg hvad skal der til for at få den godkendt

Ovenstående punkter undersøges til næste bestyrelsesmøde – så der kan tages en endelig beslutning omkring legepladsen.

 

Referent – Sarah Skov Lehmann

21.09.2015

 

--- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- 

Referat af bestyrelsesmøde
Mandag den 04.05.2015

1. Status fra kommunen

Formanden har rette henvendelse til kommunen. Der er indledt en dialog med kommunen omkring punkterne fra sidste bestyrelsesmøde – Ny asfalt på vej og sti er udgangspunkt for dialogen. (Se ydereligere punkter på referat fra den 13.04.2015). 

Videre forløb:

  •  Afventer tilbagemelding.                                                                                                                      

2. Dræn på legepladsen

Bestyrelsen har kontaktet Vejlespildevand og er blevet oplyst om at det ikke er muligt at anlægge dræn på legepladsen, idet der er specielle regler for landbrugs- og fællesområder.

Yderligere er vi blevet oplyst om, at hvis vandet skaber fare på offentlige stier er det kommunens ansvar at løse problemet.

Videre forløb:

  • Bestyrelsen vil forsøge at indhente billeddokumentation af problemet og hvis der dokumenteres en problematik vi vurdere kommunen er ansvarlig for, vil vi gå videre med det.

3. Legepladsen – godkendt >< ikke godkendt

Umiddelbart er legepladsen ikke officielt godkendt.

På nuværende tidspunkt er der ikke nogen i bestyrelsen som med sikkerhed ved hvordan og hvad forløbet helt præcist var omkring legepladsen.

Videre forløb:

  • Da legepladsen blev bygget var der lavet et legepladsudvalg.
    Bestyrelsen vil forsøge at kontakte et tidligere medlem af dette udvalg og derved måske kunne få mere klarhed over forløbet.
  • Yderligere vil vi via hjemmesiden og gamle referater forsøge at finde oplysninger og dokumentation omkring forløbet.
  • Grundejerforeningen har i sin tid, oprettet en forsikring omkring legepladsen.

Der er tvivl omkring hvad denne dækker. Bestyrelsen vil få indhentet forsikringspolice og få afklaret hvad den dækker.

4. Grønne arealer

Der er blevet indhentet tilbud fra HedeDanmark på renovering og vedligeholdelse af grundejerforeningens arealer.

Dette tilbud er efter bestyrelsens mening urealistisk – ligger på omk. 150.000 kr. med moms.

Videre forløb:

  • Indhentning af ydereliger 2 tilbud til næste bestyrelsesmøde.

Grønne arealer – forsat

Hvis det forsat er urealistiske tilbud i forhold til grundejerforenings buget, har bestyrelsen snakkede om muligheden for at arrangere en fælles arbejdsdag i det grønne for hele grundejerforeningen.

5. Informationsfolder

Gennemgår udkast og tilføjer enkelte punkter.

Skal færdiggøres hurtigst muligt – så den kan blive omdelt med årets girokort.

6. Hjemmesiden

Bestyrelsen er enige om at hjemmesiden er den primær informationskilde i vores grundejerforening, men erkender også at den på nuværende tidspunkt ikke er den mest anvendte side og arbejder på om der kan findes alternativer som supplement til hjemmesiden.

 

Referent – Sarah Skov Lehmann

04.05.2015

 

--- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- 

Referat af bestyrelsesmøde
Mandag den 13.04.2015

1.Fordeling af bestyrelsesposter

Formand                Michael Humlum, Atlasvej 42. Tlf.: 20 30 97 57

                               Mail: michael@humlum.com

Næstformand        Trine Dejgaard, Saturnvej 19. Tlf.: 25 29 48 49

                               Mail: trine-dejgaard@hotmail.com

Kasserer                Inge Hauge Hansen, Heliosvej 21. Tlf. 75 83 90 51

                               Mail: ingehauge@hotmail.com

Sekretær                Sarah Skov Lehmann, Atlasvej 6. Tlf. 61 70 83 64

                               Mail: sarahskov@hotmail.com

Gørntmand            Finn Assenholt Henriksen, Atlasvej 8. Tlf. 75833403/21579666

                               Mail: f.h1945@hotmail.com

 

1. Kontakt til kommunen

Nedenfor er der noteret en række punkter, som formanden vil rette henvendelse til kommunen omkring.

  • De grønne rabatter

Efter Trefor har lagt fjernvarme i området har de genetablere rabatterne, dog i en ringere standart end inden de påbegyndte arbejdet.

En beboer har haft kontakt til Trefor omkring problemet. Trefor oplyser at de har informeret kommunen.

  • Plan for ’Lossepladsen’ på hjørnet ved Hovertoften og Høgsholtvej.
  • Ny asfalt i området samt optegning af hajtænder.

Under Trefor’ arbejde i området har de bevist anvendt en dårlig kvalitet af asfalt, idet Trefor har aftalt med kommunen at der i 2015 skal anlægges ny asfalt i hele området.

  • Mange huller på stisystemet

Evt. Ny asfalt eller lapning af huller.

  • Trafik på Hovertoften

Det er observeret, at mange bilister har meget høj fart på Hovertoften. Idet skolebørn skal krydse denne vej for at komme i skole samt at der kun er busstoppested på den ene side af vejen, er det utroligt farligt med den høje fart.

Bestyrelsen vil forespørge på mulighed for evt. Et hellesystem eller endnu en fodgængerovergang i nærheden af Høgsholtvej.

  • Mulighed for reflekspinde/sten langs Høgsholtvej, idet rabatterne ofte bliver kørt op.

 

2. Vedligeholdelse af grønne arealer

Der tages kontakt til HedeDanmark med henblik på at få klarlagt hvilken vedligeholdelse grundejerforeningen forventer.

Trine har efter bestyrelsesmødet haft kontakt til HedeDanmark – de vender tilbage med en dato, hvor de kan mødes og gennemgå området med bestyrelsen.

Her vil den nye grøntmand også blive præsenteret for HedeDanmark.

3. Dræn på legepladsen

Bestyrelsen vil undersøge hvilken retningslinjer der er for at få drænet legepladsen lovligt.

4. Informationsfolder fra bestyrelsen

Sammen med årets girokort vil der blive uddelt en folder fra bestyrelsen, hvor vi vil sammenskrive nogle praktiske oplysninger omkring grundejerforeningen samt reklamere for nye tiltag i foreningen blandt andet et fælles sommerarrangement på det grønne areal – Spis din aftensmad med naboen.

 

Referent – Sarah Skov Lehmann

13.04.2015